公正証書や内容証明のご依頼は、文書作成に強い群馬の行政書士 鈴木コンサルにお任せください

内容証明文書作成の注意点

■内容証明の文面作成から郵便発送まで承ります

内容証明を書く際の注意点

内容証明を書く際の注意点は次のとおりです。
  • ルールを満たした文書でなければ受理されません。
  • 内容証明は用紙の大きさや形状は問いません。コピーで作成してもかまいません。
  • 内容証明は証明文書1通のみが対象であり、内容文書以外の図面や資料、返信用封筒等を同封することはできません。
  • 別に資料等を送付したい場合はその旨を内容証明に追記し、別郵便で送付します。
  • 内容証明は「かな、漢字、数字、英字の固有名詞、括弧、句読点、一般的な記号」のみを使用して書かれていることが必要です。
  • 内容証明は一般書留郵便物で送らなければなりません。
  • 内容証明が複数枚に渡る場合はすべてのページを綴じ、ページのつぎめすべてに契印を押さなければなりません。実印でなくても構いませんが、契印は差出人の印を用います。
  • 契印はホッチキスなどで綴じた場合は、綴じた部分に近い部分で折ってそこに押印します。
  • 内容証明の文字または記号を訂正や挿入または削除するときは、その字数および箇所を欄外または末尾の余白に記載し、差出人の印を押印します。訂正した文字も明らかに読めるような形で残します。
  • 内容証明には郵便物の差出人および受取人の住所氏名をその末尾余白に付記します。内容文書と同一人の場合は省略することができます。
  • 封筒には差出人の名前を記載しますが、これは内容証明本文の差出人名と必ず一致させます。本文が会社名+個人名であれば、封筒の差出人名もまったく同様にします。
  • 内容証明に間違いがあったとしても撤回することはできません。
  • 郵便局で間違いを訂正する場合に押印が必要になることがありますので、必ず文書に使用した印鑑を持参します。
 

契印と割印について

契印や割印は、契約書やその契約内容が正しいことを証明し、内容が改ざんされてしまうことを防ぐための印です。しかし契印と割印は同じものではなく使われ方に違いがありますので確認ください。

 

「契印」とは、書類が複数枚にわたる場合に、その書類のつながりが正しいことを証明するために押される印のことです。書類のつなぎ目や綴じ目に押印されます。契約書本来の内容に、後から無断で書類を追加したり削除したりという不正を防ぐ役割を担っています。

 

「割印」とは、契約書の原本と写し、あるいは正本と副本などように、複数の独立した文書を関連付けるために押す印のことです。各文書にまたがるように押印されます。複数の書類が同一のものであることを証明し、契約書類の一方的な改ざん等を防ぐ役割を担っています。

 

割印も契印も、押印する場所は特に決まっていません。関係する当事者全員が場所をずらして押印します。押印する印鑑は実印でなくても問題はありません。またそれが押印されていなかった場合でも、契約書等の効力は無効になりません。あくまで改ざん等を防ぐ手立てが取られていないものということになります。

 

 

内容証明の字数制限

内容証明には字数や行数の制限 があります。

  • 縦書きの場合は、1行20字以内で1枚26行以内であること。
  • 横書きの場合は、1行20字以内で1枚26行以内、または1行13字以内で1枚40行以内、あるいは1行26字以内で1枚20行以内であること。
  • 記号は1個1字となります。括弧はセットでとして1字となり、前の括弧の属する行の字数にカウントされます。
  • 文字や数字を円、三角形、四角形等の簡単な枠で囲んだものは、各文字や枠の合計で計算します。例えば②の場合は2文字、⑩の場合は3文字として計算します。
  • 文字や記号に傍点や下線等を施してある場合は、傍点や下線等はカウントしません。

■内容のご相談から作成、発送まで。当事務所にお任せ下さい

 

■一般的な内容はホームページに載せていますが、千差万別お客様の悩み事によって内容が変わってきます。

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■初回相談は無料です。まずは作成すべきかどうか相談していただき、必要だと考えればご依頼ください。

■内容証明は行政書士の署名職印により効果が増します。

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